Nicht nur den IT-Abteilungen bereitet BYOD (Bring Your Own Device) mehr Arbeit,
auch finanziell kann es zu einer Belastung werden.
Mit der Erwartung von Einsparungen wagen sich immer mehr Unternehmen in BYOD Programmen. Meistens sind allerdings die gesparten Kosten gering oder nicht vorhanden.
Es gibt unternehmensspezifische Wege BYOD kosteneffektiv zu implementieren.
Dies erfordert Planung, Analyse und nicht zu vergessen auch Glück
Folgende Antworten sollen ihnen helfen, BYOD- Kosten aufzuzeigen und eine sinnvolle BYOD – Umsetzung zu planen
Spart mein Unternehmen mit BYOD Kosten?
Durch BYOD – Programme sind Kostensenkungen nicht vorprogrammiert. Die meisten Mobilfunk-Anbieter geben Sonderkonditionen, wenn sie Geräte und Tarife in größerer Anzahl einkaufen. Sollte Ihr Unternehmen Zuschüsse zahlen oder Mitarbeiter ihre eigenen Devices und Daten-Tarife absetzen, können sie von diesen Konditionen nicht profitieren. Wenn sie BYOD zulassen, besteht die Möglichkeit auch Mobile Device Management (MDM) – Software oder andere Tools beschaffen zu müssen, damit Kontrolle und Sicherheit gewährleistet ist. Eine mögliche Umstrukturierung der Infrastruktur sollten sie auch berücksichtigen, da ihr Netzwerk den erhöhten Bandbreitenhunger der neuen Geräte verkraften muss.
Kostet BYOD Geld?
Ein Unternehmen, das bereits BYOD nutzt, beschreibt: Es gibt zwei Bereiche: externe und interne Kosten. Zu der Gruppe der externen Kosten sind Tarife, Roaming, Hard- und Software hinzuzurechnen. Interne Kosten stellen sich aus MDM- und Sicherheits-Software, Infrastrukturupgrades und Helpdesk-Support zusammen. Selbst bei den Unternehmen, wo die Mitarbeiter die externen Kosten tragen, fallen die internen BYOD-Kosten an – egal ob es ein offizielles Programm dafür existiert oder nicht.
Kann ich BYOD-Kosten senken?
Das kann pauschal so nicht beantwortet werden. Ein Beispiel: Ein großes IT Unternehmen hat die Kosten von Firmen-Laptops evaluiert und ihren Mitarbeitern den privaten Kauf subventioniert. Dies brachte rund 15 Prozent Ersparnis bei den Gesamtbetriebskosten, allerdings betraf das die anderen IT-Ausgaben nicht. Der größte Vorteil, laut diesem Unternehmen, liegt in der erhöhten Mitarbeiterproduktivität und –zufriedenheit.
Ein anderer Ansatz wäre vorerst ein begrenztes BYOD-Programm einführen, das sie nur für geeignete Mitarbeiter anbieten, z.B. Geschäftsreisenden. Dazu sollten sie die Geräte und Plattformen beschränken und die Nutzer über die Funktionen des jeweiligen Geräts aufklären. Oder sie heben Geräte, die wenig Implementierungsaufwand haben, durch hähere Zuschüsse heraus. Egal für welches Vorgehen sie sich entscheiden, Ihre BYOD-Politik muss häufig aktualisiert werden.
Wer soll wofür bezahlen?
Da stellen sich zwei Fragen: Wer zahlt die Hardware – kann davon abhängig sein, was die IT-Abteilung unterstützen möchte und kann, und die wiederkehrenden Kosten für die Mobilfunkrechnungen. Kostenteilungsstrategien sind organisationsspezifisch, allerdings gibt es einige allgemeine Grundsätze dafür.
Es gibt Zwei Wege hierfür: Sie übernehmen einen prozentualen Anteil der Rechnungen. Grundlage für die Berechnung wäre die zu erwartende geschäftliche Nutzung.
Die zweite Möglichkeit ist deutlich aufwändiger, aber dafür genauer. Die Software Telecom Expense Management (TEM) analysiert Sprach- und Daten-Nutzung, und kennzeichnet sie als „persönlich“ oder „geschäftlich“.
Sonstige Kosten-Fragen?
Daten-Roaming ist ein Teil der teuersten Mobilitätskosten. Können Mitarbeiter diese Kosten, ohne TEM- oder MDM- SW, abrechnen, wird privates Surfen im Ausland von dem Unternehmen gezahlt.
Ein anderes Problem sind die Lizenzkosten für die Desktop-Virtualisierung mit Mobil-Geräten. Der Lizenzierungskatalog von Microsoft ist kompliziert und kann sehr teuer werden. Sie sollten die Möglichkeit in Betracht ziehen, Lizenzen pro Mitarbeiter und nicht pro Gerät zu kaufen, was in manchen Fällen möglich ist. Das kann die Lizenzanzahl reduzieren. Aber auch da ist Vorsicht geboten, denn durch die Umstellung des Lizenzmodells kann ihr Kosten-Vorteil wieder auffressen werden.